Definir criterios de conservación
Relacione cada finalidad con obligaciones legales, necesidades operativas, reclamaciones y riesgo. Evite plazos universales sin fundamento y frases indefinidas como conservar mientras sea necesario sin un criterio ejecutable.
Mapa de copias
Considere sistemas productivos, archivos, correo, exportaciones, dispositivos, respaldos y proveedores. Eliminar solo una fila visible puede dejar copias activas en otros lugares.
Eliminación, bloqueo y anonimización
Son operaciones diferentes. Documente cuándo corresponde cada una, quién autoriza, qué sistemas ejecutan la acción y cómo se verifica. La anonimización debe impedir razonablemente la reidentificación y no confundirse con sustituir nombres.
Construir una tabla de conservación
Por categoría o tratamiento documente finalidad, fundamento del plazo, evento inicial, duración activa, período bloqueado si corresponde, acción final, sistemas, respaldos, dueño, aprobador y excepción por litigio. Distinga obligaciones tributarias, laborales, contractuales y de defensa; no traslade el plazo más largo a todos los datos.
Ejemplo de criterio ejecutable
En vez de “postulantes: mientras sea necesario”, defina un período desde el cierre del proceso, diferencie contratado y no contratado, indique qué ocurre si la persona acepta futuras oportunidades, identifique correo y plataforma, y describa borrado y evidencia. El plazo concreto debe ser validado según finalidad y obligaciones aplicables.
Prueba de eliminación
Seleccione casos, ejecute la regla y verifique base principal, índices, exportaciones, integraciones, cuentas y proveedor. En respaldos, documente ciclo de sobrescritura y controles para que un dato restaurado no vuelva al uso activo. Registre fallas y excepciones; una política sin prueba no acredita eliminación efectiva.
Preguntas frecuentes
¿Existe un único plazo legal para todos los datos?
No. El plazo depende de finalidad, obligación aplicable, reclamaciones y riesgo. Debe definirse por tratamiento o categoría y ser técnicamente ejecutable.
Fuentes oficiales
Las afirmaciones jurídicas deben verificarse contra los textos oficiales vigentes.